1. Organisation et suivi des instances de gouvernance

Assurer l’interface entre la Direction Générale, les administrateurs et les interlocuteurs internes et externes ;
Organiser les réunions des instances (convocations, suivi des réponses, centralisation et préparation administrative des dossiers, logistique, accueil) ;
Participer à la préparation des projets d’ordre du jour et des trames de procès-verbaux ;
Centraliser, organiser et mettre à disposition les documents des instances sur les espaces documentaires dédiés ;
Assurer le suivi des présences, pouvoirs et absences excusées, ainsi que la préparation des feuilles d’émargement ;
Participer à la prise de notes lors des réunions des instances (Conseil d’Administration, Bureau) ;
Assurer la tenue, la signature et l’archivage des procès-verbaux ;
Vérifier et suivre les frais des administrateurs ;
Apporter un appui administratif au Président et au Vice-Président.

2. Secrétariat juridique et gestion administrative des procédures disciplinaires

Assurer un appui administratif quotidien au Responsable du service juridique dans le suivi des dossiers et activités du service ;
Assurer la préparation et le suivi administratif des procédures disciplinaires apprenants ;
Préparer, mettre en forme et envoyer les convocations et notifications ;
Constituer, suivre et archiver les dossiers disciplinaires ;
Assurer le suivi des échéances procédurales ;
Assurer la tenue et la mise à jour des tableaux de suivi des décisions disciplinaires ;
Participer à la relecture des procès-verbaux disciplinaires ;
Garantir la traçabilité et la sécurisation documentaire des dossiers.

3. Gestion administrative et circulation de l’information

Gérer le courrier entrant et sortant (réception, traitement, suivi) ;
Garantir l’accueil physique et téléphonique du siège ;
Rédiger et mettre en forme les documents administratifs, institutionnels et supports de présentation (courriers, notes, tableaux, PowerPoint) ;
Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et juridiques ;
Participer à la mise en œuvre et à l’amélioration continue des procédures administratives.

4. Organisation logistique et appui à la Direction

Organiser la logistique des réunions et événements du siège ;
Assurer la gestion des commandes de fournitures et petits équipements dans le respect des procédures et budgets ;
Préparer le relevé de décisions du CODIR ;
Vérifier et suivre les frais des directeurs.

5. Gestion de l’intendance et suivi administratif spécifique

Suivre les besoins liés au fonctionnement des locaux ;
Coordonner les interventions des prestataires externes (ménage, maintenance, fournitures…) ;
Assurer le traitement des contraventions (collecte des éléments, déclaration sur plateforme ANTAI) ;
Assurer le suivi administratif de la GED, des bons de commande et des factures du service.

6. Participation aux projets

Contribuer aux projets du siège et/ou régionaux ;
Participer à l’amélioration continue des pratiques administratives et organisationnelles.